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10. Effiziente Kommunikation des Teams

Dieser Beitrag befindet sich noch in Bearbeitung!

Scrum ist der Rahmen, Scrumcess der Prozess

Ein Teil dieser Seiten wurde ursprünglich für doktor-scrum.de geschrieben und ziehen nun hierher nach scrumcess.de um; leider sind sie aber inhaltlich noch nicht vollständig auf scrumcess.de umgearbeitet. Zudem ist es durchaus möglich, dass die enthaltenen Links noch ins Leere zeigen, bzw. noch auf doktor-scrum.de verweisen.
Ich bitte Sie, das zu entschuldigen.

Effiziente und qualitativ hochwertige Kommunikation fokussiert auf das absolut Wesentliche, verringert die Aufwände, verschlankt und beschleunigt die Abläufe und damit die Projekte

Menschen sind Herdentiere  ^

Wir leben und arbeiten zumeist in Gruppen und Teams und sind darauf angewiesen, miteinander zu kommunizieren, um Informationen auszutauschen und uns untereinander abzustimmen. Gemeint ist in diesem Fall nicht die rein soziale Kommunikation unter Kollegen, sondern die Kommunikation, die dem Austausch projektrelevanter Daten und Informationen dient. Das soll nicht bedeuten , dass in dieser Art von Kommunikation soziale Standards verboten währen; insbesondere wenn das zur Verfügung stehende Zeitfenster eng begrenzt ist, sollte jedoch der Informationsaustausch im Vordergrund stehen.

Vernichtet Kommunikation Arbeitsplätze?  ^

Manchmal wird behauptet, „neben allem Anderen„, Zitat:, „sei das Schlimmste an Scrum“ die „nahezu unerträgliche Meeteritis“ und der damit „fest eingeplante Unsinn“ eines „schier unerträglichen Übermaßes“ an „völlig überflüssiger Kommunikation„, die „viele Arbeitsplätze vernichten würde„. Belegt wird das mit einem Vergleich eines einwöchigen Sprints mit 40 Stunden Wochenarbeitszeit und der Summe von 22,5 Stunden maximaler Meeting-Zeit der Standard-Meetings von Scrum, die somit mehr als die Hälfte der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters pro Woche verschlingen würden. Als sich daraus ergebendes Fazit wird dann kolportiert, dass man, Zitat: „schon allein aus sozialen Erwägungen besser je Mitarbeiter einen weiteren einstellen solle„, statt Scrum einzusetzen.

Huch? Was war denn das für ein Geräusch?  ^

Diese „Argumente“ wurden mir durchaus so entgegengebracht. Sie sind allerdings nur dann „stichhaltig„, wenn man Scrum vorsätzlich konterkarieren oder in besonders polemischer Weise gegen Scrum argumentieren will. Grundlage war die Gegenüberstellung einer sehr kurze Sprintlänge (eine Woche, 40 Stunden) mit der Summe der jeweilig maximalen Zeitdauer aller Scrum-Meetings (22,5 Stunden, die in Wirklichkeit je nach Lage und Bedarf durchaus unterschritten werden kann, darf und — sofern möglich — auch unterschritten werden sollte), was zwangsläufig zu einem extrem schlechten Verhältnis führt.

Trotzdem bin ich sehr dankbar für dieses Argument, zeigt es im Weiteren doch, dass

  • Kommunikation ist nicht umsonst ist und daher in hohem Maß optimiert werden sollte,
  • Scrum entstehenden Aufwände benennt und offenlegt, statt sie zu verschleiern,
  • Scrum die Aufwände deckelt und sie dadurch kalkulierbar und verlässlich macht.

Scrum bringt insgesamt vier Ansatzpunkte mit, um die Kommunikation zu verbessern und zu beschleunigen:

  1. Scrum liefert einen jeweils spezifisch optimierten Rahmen für die Abläufe der Meetings,
  2. Scrum baut Hindernisse und Reibungsverluste ab, fördert hohe Motivation und hohe Produktivität,
  3. Scrum schafft einen verlässlichen Kontext, der die Erarbeitung optimaler Lösungen fördert und
  4. Scrum zeigt Schwachstellen auf, anstatt sie zu verbergen.
Menschen müssen kommunizieren  ^

Menschen müssen miteinander kommunizieren, um einander verständlich zu machen, um Informationen auszutauschen und um sich in ihren Zielen, in ihren Handlungen und in ihrem Verhalten abzustimmen. Insbesondere dort, wo es — wie z.B. in einem Softwareentwicklungsprojekt — darum geht, gemeinsam unter Zeitdruck ein definiertes und qualitativ hoch, nein, höchstwertiges Ziel zu erreichen, braucht es intensive und effiziente Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Kommunikation ist selten eindeutig  ^

Wir Menschen haben ein sehr breites Spektrum an Ausdrucksmöglichkeiten, insbesondere, wenn wir auch noch Aspekte einbeziehen, die uns in unserem Kommunikationsverhalten mehr oder weniger stark beeinflussen (wovon sich niemand freisprechen kann), wie, Ein- und Beschränkungen unserer Sinnesorgane, Körpersprache, optische Eindrücke und weitere Sinneswahrnehmungen, wie, Geruch, etc., Vorlieben, Erfahrungen oder auch Vorurteile; Kommunikation zwischen Menschen ist daher immer unscharf und nie so exakt, wie es z.B. die Kommunikation zwischen Computern ist … oder zumindest sein sollte. Aus diesem Grund ist das Ergebnis immer eine Folge gründlicher Interpretation und Berücksichtigung aller möglicher, die Kommunikation begleitender Umstände (auch wenn wir uns dessen zumeist nicht bewusst werden), denn wir sind nun einmal analoge Wesen und keine digitalen Geräte oder Maschinen.

Ein wesentlicher Aspekt unserer Kommunikation ist also, dass sie immer Ergebnis einer intensiven Filterung, Interpretation und Bearbeitung ist und dass es daher häufig zu Fehlinterpretationen kommen kann: wir missverstehen einander. Man kann sogar so weit gehen, zu sagen, dass Missverständnisse — zumindest potenziell — jederzeit und permanent auftreten können, zumal nicht immer sichergestellt ist — und auch nicht immer sichergestellt werden kann — dass man im Laufe der Kommunikation auch wirkliche alle relevanten Informationen erhalten hat!

Ziel effizienter Kommunikation muss in Scrum daher sein, dass alle Kommunikationspartner auf dem gleichen Level agieren, es keine Berührungsängste zwischen ihnen gibt und sie die einfachen Strukturen, die Scrum für solche Situationen vorsieht, einhalten. Dann sollte es zwischen den Partnern (z.B. Auftraggeber / Auftragnehmer) möglich sein, einen Sachverhalt schnell, sicher und erschöpfend im Sinne einer technisch, fachlich und zeitlich optimalen Realisation einvernehmlich klären zu können.

Wie also sieht in Scrum effiziente Kommunikation aus?  ^

In teambasierten Softwareentwicklungsprojekten wird aus gutem Grund viel und häufig kommuniziert. Scrum ist dabei bemüht, den wesentlichen Teil dieser Kommunikation in den Meetings zu kanalisieren, indem es dort Strukturen vorgibt, die zu einer kurzen, klaren und prägnanten Informationsübermittlung führen, die — zumindest im Hinblick auf das Ziel — inhaltslosen Smalltalk und endloses Geschwafel vermeiden und die zeitlichen Aufwände effektiv und verlässlich begrenzen.

Die internen Abstimmungs- und Kooperationsgespräche der Entwickler untereinander strukturiert Scrum selbstverständlich nicht, weil Scrum davon ausgeht, dass das Entwicklungsteam mit diesen Dingen im Rahmen ihrer Selbstorganisation und in dem Bewusstsein, die vollständige Verantwortung für das eigene Handeln und für das Erreichen des Zieles der Iteration zu haben, verantwortungsbewusst umgeht.

Muss das denn wirklich sein?  ^

Es gibt häufig Irritationen und Diskussionen über den Sinn und Zweck des Pragmatismus, der Zielgerichtetheit und der Stringenz des Vorgehens von Scrum und oftmals scheint es so, als wenn sich die Beteiligten hierdurch tatsächlich in der Ausübung ihrer persönlichen Lebensplanung bedroht fühlen!

Soweit soll es nicht kommen, im Gegenteil. Das Ziel ist immer, kurz und knackig, also mit dem geringstmöglichen Aufwand, in relevanter Runde einen notwendigen Informations- oder Gedankenaustausch zielorientiert und effektiv durchzuführen, statt ihn nur „hinter sich zu bringen“ (zumal für den Fall, dass Gäste live oder online dabei sind) um dann im Anschluss dann eventuell noch die relevanten Ergebnisse ggf. zu veröffentlichen. Direkt danach ist dann wieder die Zeit für das, was ein Softwareentwickler am liebsten macht: Coden anspruchvoller Problemstellungen.

Eine der vielen und guten Ideen hinter Scrum ist, den notwendigen bürokratischen Teil derart zu verdichten, dass er schnell und effizient durchgeführt werden kann, dabei aber seine Möglichkeiten, den erwünschten Zweck und das zu erwartende Ergebnis zu erreichen, jedoch nicht oder — wenn „nicht“ nicht vollständig umsetzbar ist — nur geringstmöglich geschmälert werden. Auf diese Weise soll so viel Zeit wie irgendwie möglich für kreatives Arbeiten freigeschaufelt und nutzbar gemacht werden! Es ist die Aufgabe des Scrum-Coaches / Scrum-Masters, den Beteiligten diese Sachverhalte nahezubringen, klar zu machen und sie in der effizienten Handhabung ihrer Kommunikation zu unterweisen.

Eine klare Struktur in der Kommunikation und klare, einfache Regeln des Ablaufs erlauben den Beteiligten, sich voll und ganz auf den Inhalt ihrer jeweiligen Arbeit zu konzentrieren. Das Ziel ist nicht, in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Kekse mit möglichst viel Kaffee herunter zu spülen und auch nicht, möglichst viel Zeit totzuschlagen, sondern mit möglichst effizienter Kommunikation innerhalb kürzester Zeit ein maximales Ergebnis durch breitestmögliche Informationsübertragung zwischen den Beteiligten zu erreichen. Beispiele sind bei den Prozeduren von Scrum zu finden.

Effiziente Kommunikation spart Zeit, Geld, Ressourcen und eine ganze Menge Nerven  ^

Umso effizienter die Kommunikation ausgestaltet ist und durchgeführt wird, desto reibungsloser wird auch der Entwicklungsprozess ablaufen. Die bekannten, häufig in der Realität insbesondere zum Ende eines Zeitabschnitts (Projekt / Release / Sprint) und „völlig überraschend und unvorhersehbar“ auftretenden Phänomene, wie Überstunden, Wochenendarbeit und damit einhergehend Stress und Panik, Ärger zuhause, etc., können auf diese Art und Weise effektiv vermindert oder gar ganz verhindert werden. Dies führt nicht nur zu stabil durchschnittlichen und verlässlich belastbaren Arbeitszeiten, sondern auch dazu, dass ein gutes Scrum-Team eine verlässlich hohe, vorherseh- und abschätzbare Konstanz in Menge und Qualität ihrer Arbeitsergebnisse erreichen kann; ein Optimum, dass solch ein gut aufgestelltes Team im Idealfall über die gesamte Projektlaufzeit konstant durchhalten kann.

Die hinter diesen Strukturen stehenden Ideen sind Stringenz, Pragmatismus, Effizienz und die Verlässlichkeit des Prozesses. Sie sollen die an Scrum-Projekten beteiligten Individuen prägen und ihnen — seien es die Entwickler unter sich oder der Product-Owner in der Zusammenarbeit mit den Stakeholdern — ins Bewusstsein bringen, dass zwar niemand in der Lage ist, aus einer Stunde zwei Stunden zu machen, aber dass es ihnen durchaus möglich sein kann, mit den effektiven Mitteln von Scrum die Arbeit zweier Stunden ohne Zufuhr von Adrenalin und anderen Aufputschmitteln, übersäuertem Magen und hohem Blutdruck in einer guten Stunde abschließend und erfolgreich durchführen zu können.

Ist das partout nicht drin, zeigt sich Scrum trotzdem entspannt genug, andere Maßnahmen ergreifen zu können, damit die Nicht-fertigstellung von Etwas nicht zum alles auffressenden Desaster verkommt.

Scrum funktioniert wie ein Uhrwerk …  ^

… in dem die vielen kleinen Rädchen spiel- und — das ist das eigentliche Ziel — nahezu verlustfrei ineinander greifen. Mit dem richtigen Setup (dass Scrum im Wesentlichen bereits out-of-the-box mitbringt) werden die Beteiligten, sofern sie den Prozess, seine Regeln und seine Werte annehmen und verinnerlichen, verlässlich gute Ergebnisse liefern. Verändert man das Setup von Scrum jedoch, ohne Erfahrung mit dem Prozess und den zwischen den Beteiligten z.T. sehr subtil ablaufenden Interaktionen zu haben, läuft man leicht Gefahr, die kleinen Rädchen — eventuell an einer ganz anderen Stelle — zu behindern oder gar ganz blockieren (die allseits beliebten Seiteneffekte) und zum Stillstand zu bringen, um in der Folge die erwünschte Entstehung von Synergien und Emergenzen in ihrer Entfaltung zu behindern oder sie sogar ganz zu unterdrücken und die zu erwartenden positiven Effekte und Vorteile nicht zu erhalten.



Prinzipien und Werte bilden ein System  ^

Jedes Prinzip und jeder Wert ist der Kopf einer eigenen Beeinflussungskaskade anderer Prinzipien und Werte, denn jede Wertänderung wirkt sich auf weitere Prinzipien und Werte, die auf ihnen aufbauen, aus. An vielen Stellen stehen die Prinipien und Werte sogar in direkter Wechselwirkung zueinander.

Aus diesem Grund müsste jede Wertänderung eines beliebigen Prinzips oder Wertes durch die Kaskadierung Wertänderungen aller anderen Prinzipen und Werte nach sich ziehen, so dass dieses System -- einmal angestoßen -- im Grunde nie wieder zur Ruhe kommen dürfte. Das ist in der Praxis jedoch nicht der Fall, da es sich bei den Abhängigkeiten und Wechselwirkungen um ein soziales, gedämpftes System handelt, dessen innere Wirkung sich von Ebene zu Ebene abschwächt.

Aus diesem Grund werden hier als Quellen und Ziele der wertändernden Beeinflussungen nur die jeweils direkten Addressaten angegeben und nicht diejenigen, die in einer tieferen Ebenen der jeweiligen Kaskade betroffen sind.

Sowohl die Definitionen der Prinzipien und der Werte und ihre jeweiligen Zusammenhänge, Beeinflussungen, bzw. Verknüpfungen oder Nicht-Verknüpfungen, können nicht den Anspruch von Vollständigkeit und Korrektheit erheben, da es sich um eine weitestgehend subjektive Sicht handelt. Man kann daher aus diesen oder jenen Gründen durchaus anderer Meinung sein (zumal die Auswahl und die Beziehungen zueinander aktuell auch noch nicht vollständig von mir kommentiert sind). Sollten Sie also anderer Meinung sein als ich, würde ich mich über einen diesbezüglichen Kommentar sehr freuen; recht vielen Dank!

Was aktuell noch vollständig fehlt, sind Darstellung und Beschreibung der Beeinflussung der Werte untereinander; dieser Teil befindet noch in der Analyse.



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